Zgłoszenie zewnętrzne

INFORMACJA DLA SYGNALISTÓW

umieszczona na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

1. Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się w formie pisemnej:

1) listownie – na adres dla przesyłek pocztowych: Wójt Gminy Adamów; Adamów 11b; 22-442 Adamów.

Przesyłka powinna zostać podwójnie zakopertowana, przesłana w zaklejonej kopercie.
Na kopercie zewnętrznej nadawca zamieszcza w widocznym miejscu wyraźny dopisek: „Zgłoszenie zewnętrzne - nie otwierać”. Na kopercie nie należy podawać żadnych danych osobowych nadawcy, a przesyłka sygnalisty powinna zostać nadana w formie listu zwykłego;

2) elektronicznie – na adres poczty elektronicznej: zgloszenie.zewnetrzne@adamow.gmina.pl; Hasło do otwarcia zaszyfrowanej zawartości przesyłki przekazanej drogą mailową należy podać członkowi Komisji ds. Zgłoszeń Zewnętrznych telefonicznie pod nr 84 6187724.

Zgłoszenie powinno zostać przygotowane na formularzu wg zamieszczonego poniżej wzoru

Zgłoszenie zewnętrzne - wzór

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

3. Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1) w przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa organ dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych;

2) w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym sygnalistę;

3) jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa organ odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
4) Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie. Organ pouczy sygnalistę, iż przekazanie nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania;

5) jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:

a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym,

b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia;

6) w przypadku przyjęcia zgłoszenia organ potwierdza przyjęcie na podany przez sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

7) w ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji;

8) organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki;

9) Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. W przypadku nie podjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

4. Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

5. Zasady poufności

Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Adamów, który zapewnia poufność danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dane te mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym, w innych przypadkach dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia sygnalista zostanie powiadomiony, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych

Szczegółowa klauzula informacyjna

w związku z przetwarzaniem danych osobowych w zgłoszeniu sygnalisty

1. Administratorem danych osobowych jest Wójt Gminy Adamów.

Można się z nim skontaktować: listownie na adres: Adamów 11b, 22-442 Adamów, przez e-mail:  poczta@adamow.gmina.pl  tel.: 84 6186102

2. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Kontakt za pomocą e-mail: iod@rodokontakt.pl
3. Dane osobowe zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym przetwarzane są w celu umożliwienia zgłoszenia naruszenia prawa, oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, sprawdzenia informacji o naruszeniu prawa i podjęcia działań następczych, a także prowadzenia rejestru naruszeń zewnętrznych.
4. Przesłanką prawną przetwarzania danych osobowych jest:

1) dla zwykłej kategorii danych osobowych:

1. 1. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z ustawą o ochronie sygnalistów,
   2. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. niezbędność do wykonania celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, związanych z wdrożeniem i funkcjonowaniem procedury zgłoszeń wewnętrznych naruszenia prawa, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych,
   3. 6 ust. 1 lit. e) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,

2) dla szczególnej kategorii danych osobowych (art. 9 i 10 RODO) przesłanką prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 9 ust. 2 lit. g) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

5. Dane osobowe są lub mogą być przetwarzane przez okres:
   1) 14 dni od dnia ustalenia, że nie mają one znaczenia dla prawy – dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są niezwłocznie usuwane w ww. terminie,
   2) 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w których zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami – dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia wewnętrznego, jego rozpatrywaniem lub podjęciem działań następczych; po upływie ww. okresu Administrator usuwa dane osobowe i niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem,
   3) 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami – dane osobowe zawarte w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
   
   
6. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane te mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym, w innych przypadkach dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Dane osobowe podlegają ujawnieniu za wyraźną Pani/a zgodą.
7. W przypadku, gdy ujawnienie danych osobowych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia sygnalista zostanie powiadomiony, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
8. Przysługuje Pani/u prawo do: 
   1) żądania dostępu do swoich danych osobowych,  
   2) sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych,  
   3) żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania Pani/a danych osobowych,  
   4)sprzeciwu na przetwarzanie w/w danych osobowych - przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

9. W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o Państwa zgodę, wyrażoną zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
10. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2,  00 - 193 Warszawa).
11. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
12. Państwa dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
13. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wskazanego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia. 

Podstawa prawna:

• Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE ) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE   (RODO)
• Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

7. Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

8. Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;

2) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Zgodnie ustawą o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie. Nieodpłatnej pomocy prawnej udziela adwokat lub radca prawny, który zawarł z powiatem umowę w sprawie udzielania tej pomocy. Więcej informacji dostępnych pod linkiem https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc.

9. Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. Zachęcenie do korzystania z procedury

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich

1. Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
2. Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl.
3. Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

Zarządzenie Nr 144/2024 w sprawie wprowadzenia Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych i powołania Komisji ds. Zgłoszeń Zewnętrznych w Urzędzie Gminy Adamów

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Zgłoszenie zewnętrzne - wzór